डॉ. राम चरण यांचा कॉलम:बैठक घेणेदेखील कौशल्य ,‎त्यावर चांगले काम करावे‎

‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎जगभरातील अनेक संस्थांमध्ये बैठका घेतल्या जातात.‎परंतु बैठकांतून मोठ्या प्रमाणात वेळेचा अपव्यय होतो, हे‎लपून राहिलेले नाही. यातून लोक निराश होतात. त्यांना‎कंटाळवाणे वाटते. त्याच त्या विषयांवर पुन्हा चर्चा‎झडतात. परंतु त्यातून काहीही निष्कर्ष निघत नाही. ही‎बाब वेळ आणि उर्जेचा अपव्यय आहे आणि त्याचा‎लोकांच्या मानसिकतेवर नकारात्मक परिणाम होतो. मग‎यावर उपाय काय?‎ डिजिटायझेशनच्या या युगात हव्या त्या स्वरूपात माहिती‎थेट उपलब्ध आहे. एआयने हे शक्य केले आहे. म्हणूनच‎प्रत्यक्ष भेटीची गरज नाही. जगभर प्रवास करण्यासाठी‎वाट पाहण्याचीही गरज नाही. आज सर्व माहिती तुमच्या ‎‎सोयीनुसार कधीही, कोणत्याही स्वरूपात उपलब्ध आहे.‎या संदर्भात निर्णय घेण्यासाठी आपल्याला संयुक्त ‎‎सरावासाठी बैठकांची आवश्यकता आहे. मी बैठकीला ‎‎संयुक्त सराव सत्र म्हणतो. खेळ हे मानवी सहकार्याचे ‎‎सर्वात प्राचीन रूप आहे. खेळांमध्ये माहिती सतत वाहते ‎‎आणि पूर्ण पारदर्शकता गरजेची असते. खेळाडू‎सामन्याची तयारी करण्यासाठी एकत्र शारीरिक सराव ‎‎करतात. यातून ते झटपट निर्णय घेतात. वारंवार सराव ‎‎केल्याने सहकार्य कसे करायचे यासाठी अंतःप्रेरणा‎आणि जाणीव विकसित होते. बैठकांचा उद्देश एखाद्या‎मुद्द्यावर, प्रश्नावर किंवा आव्हानावर संयुक्तपणे सराव‎करणे असावा. त्यानुसार त्यांचा अजेंडा निश्चित केला‎पाहिजे. बैठकीत एक नेता असावा - त्याच्याकडे बैठक‎चालवण्याचे कौशल्य असावे. माहितीचे आगाऊ‎विश्लेषण केले पाहिजे. काही सोप्या गोष्टींचा विचार‎करा : हा मुद्दा का उद्भवला आहे? पर्याय काय आहेत?‎कल्पना काय आहेत? त्यात कोणते धोके आहेत?‎लोकांकडून इनपुट घ्या. त्यांच्या चिंता दूर करा आणि पुढे‎कसे जायचे ते ठरवा. पहिला नियम असा - निर्णय‎घ्यायचा आहे त्या मुद्द्यांवर, प्रश्नांवर किंवा आव्हानावर‎पूर्ण स्पष्टता असावी. दुसरे म्हणजे बैठकीच्या खोलीत‎योग्य संख्येने लोक असले पाहिजेत - जास्त नाही. कमी‎नाही. परंतु विविधता महत्त्वाची आहे. तिसरे- लोक‎दीर्घकालीन आणि तात्काळ दोन्ही पर्यायांचा शोध घेतात‎याची खात्री करा. त्यांचे विचार विस्तृत करा. व्हिज्युअल‎वापरा. व्हाईटबोर्ड किंवा फ्लिप चार्टवर लिहा व त्यांची‎पुनरावृत्ती करा. यामुळे लोकांच्या क्षमता वाढतील. मग‎तुम्ही कोणता पर्याय सर्वोत्तम आहे आणि का हे ठरवाल‎आणि ते अंमलात आणण्यात कोणती आव्हाने आहेत हे‎ठरवाल. कोणते पर्याय विचारात घेतले गेले, कोणते‎निवडले गेले, ते का निवडले गेले आणि कोणत्या‎तडजोडी झाल्या हे लेखी स्वरूपात नोंदवा. बैठक‎संपण्यापूर्वी हे सर्व लेखी स्वरूपात असले पाहिजे.‎लोकांना स्पष्ट जबाबदाऱ्या द्या. ते काय करतील आणि‎पुढील कारवाई कशी निश्चित केली जाईल. तुम्ही या‎संयुक्त सराव सत्रांचा सराव करताच बैठकांची संख्या‎कमी होईल. तुमच्या पद्धतीने सराव कराल. आणि‎त्याहूनही महत्त्वाचे म्हणजे तुमच्या क्षमता वाढतील.‎दहापेक्षा जास्त लोक असलेली कोणतीही संस्था विविध‎बैठका आयोजित करते. समस्या सोडवण्यासाठी बैठका‎असतात. प्रकल्पांचा आढावा घेण्यासाठी बैठका‎असतात. बोर्ड बैठका असतात. कामगिरीचा आढावा‎घेण्यासाठी बैठका असतात. एबैठका मूल्यांकनासाठी‎असतात. काही विशिष्ट संकटाशी संबंधित असतात.‎काही दीर्घकालीन धोरणात्मक नियोजनाशी संबंधित‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎‎असतात. प्रत्येक प्रकारच्या बैठकीसाठी वेगळा दृष्टिकोन‎आवश्यक असतो. बैठका विचारमंथन करण्यासाठी‎अनौपचारिकता महत्त्वाची असते. मी मुंबईत‎व्यावसायिक लोक एकत्र मॉर्निंग वॉकसाठी जाताना‎आणि व्यवसायावर चर्चा करताना पाहतो - ते देखील‎विचारमंथन आहे. बैठकीला कोण उपस्थित आहे,‎अनौपचारिकतेची पातळी याचे निरीक्षण करा.‎ पण प्रत्येक बैठकीत एक कर्णधार असावा. त्या‎कर्णधाराला बैठकीचा निष्कर्ष काय निघेल, याची पूर्ण‎कल्पना असावी. पूर्वतयारी , योग्य रचना तयार करणे,‎अजेंडा निश्चित करणे, आवश्यक माहिती गोळा करणे,‎संभाषणाचे मार्गदर्शन करणे आणि कल्पना एकत्रित‎करणे यासाठी ते जबाबदार असतात. मी त्यांना कर्णधार‎म्हणणे पसंत करतो. कारण ते उपस्थितांचा मूड व‎वेळेसाठी जबाबदार असतात. बैठकांची भाषा सोपी‎ठेवा. स्पष्ट रहा. स्पष्टतेचा अभाव असेल तर तुमचा‎मुद्दा पुन्हा सांगा. तुमच्या बैठकांमध्ये सुधारणा करा.‎तुमची संघटना अधिक मजबूत होईल.‎ (हे लेखकाचे वैयक्तिक मत आहे.)‎ बैठकांचा उद्देश एखाद्या मुद्द्यावर,‎प्रश्नावर किंवा आव्हानावर संयुक्तपणे‎सराव करणे असावा. त्यांचा अजेंडा‎त्यानुसार निश्चित करावा. बैठकांमध्ये‎एक कर्णधार असणे आवश्यक आहे -‎त्याच्याकडे त्यांचे नेतृत्व करण्याची‎कौशल्ये असावीत.‎